İç Denetimler Nasıl Olmalı?
İç Denetimler Nasıl Olmalı?
İç denetimler nasıl olmalı sorusunda cevap aramadan önce gelin iç denetim gerekliliğinden bahsedelim.
İç Denetim Nedir?
İç denetimler, bütün yönetim sistemlerinin olmazsa olmaz şartlarından bir tanesidir. Kuruluşlar, tabi oldukları standart doğrultusunda iç denetim prosesini işletmekle sorumludur.
İç denetim, kuruluşun uyguladığı yönetim sistemi standardının şartlarına ve kendisi tarafından oluşturulan yönetim sistemi şartlarına (kuruluş dokümanları) uygunluğunu ve etkin olarak uygulandığının planlanmış aralıklarla kontrol edilmesidir.
İç denetimlerde denetim kriteri, referans olarak kabul edilen standart ile kuruluş dokümanlarıdır.
İç denetimde denetim yöntemi, uygunluğunun ve etkinliğinin kontrolüdür.
Uygunluk ve etkinliğinin yanı sıra yeterliğinin kontrolü ise belgelendirme firmaları tarafından yapılmaktadır.
İç denetim organizasyonundan bahsetmişken ISO 19011 standardından da bahsetmeden geçemeyeceğim.
TS EN ISO 19011 Kalite ve Çevre Yönetim Sistemleri Tetkik Kılavuzu, denetçilerin yetkinliğinde ve değerlendirilmesinde kılavuzluk sağlar.
Ayrıca bu standart, kalite yönetim ve/veya çevre, İSG yönetim sistemlerinin iç veya dış denetimlerinin yürütülmesinde kılavuzluk sağlar.
İç Denetim’de Hazırlık
İç denetimler nasıl olmalı sorusunun ikinci cevabı ise İç denetimlerdeki hazırlık evresidir.
Denetim ekibinin belirlenmesi:
Denetimin objektifliği(tarafsızlığı) ilkesine göre denetim ekibini denetlenen bölümlerden bağımsızlığı sağlanmalıdır.
Bununla ilgili olarak dikkat edilmesi gereken şey, denetim yapacak personelin kendi bölümünü denetleyemeyeceği kuralıdır.
Denetim ekibinin belirlenmesinde dikkat edilmesi gereken bir diğer konu ise denetim ekibinin sahip olması gerekli yetkinliklerdir.
Bu yetkinlikle ilgili en önemli konu ise denetim ekibinin, gerekli bilgi ve becerileri kazanabilmesi amacıyla iç denetçi eğitimi almış olmalıdır.
Denetim ekibinin belirlenmesinde ayrıca ekibin denetlenenle iletişim ve beraber çalışabilme becerisini de unutmamak gerekir.
Denetim Planı:
Denetim planı, bir denetim faaliyeti için faaliyet ve düzenlemelerin tanımlanmasıdır.
Kuruluşta, organizasyon yapısı ve denetlenecek prosesler doğrutusunda bir plan dokümante edilir.
Bu planda aşağıdaki bölümler yer alır:
- Denetlenecek prosesler,
- Denetim faaliyetlerinin yürütüleceği tarih ve yer
- Denetim faaliyeti için öngörülen tahmini süre
- Denetçiler
Denetim planları hazırlandıktan sonra denetimden makul bir süre önce kuruluş içinde duyurulmalıdır.
Denetim planı hazırlarken planların gerçekçi ve uygulanabilir olmasına dikkat edilmelidir.
Soru Listesi:
Soru listesi, denetlenecek noktaların yapılandırılmış bir listesidir.
Soru listesi kullanılarak denetim bulguları kayıt altına alınır.
Soru listesi ayrıca denetimin kapsamını belirlemede ve temposunu yönetmede son derece yararlıdır.
Denetim faaliyetinin soru listesi ile kayıt altına alınmasının, iç denetim prosesinin bizatihi kendisi için son derece önemlidir.
İç Denetim’in Yapılması
İç denetimler nasıl olmalı sorusunun üçüncü cevabı ise İç denetimin yapılmasıdır.
İç denetim ekibi, yapılan plan doğrultusunda denetim faaliyetine başlar.
İç denetim ekibi, uygulanan sistemin etkin ve verimli bir şekilde uygulanıp uygulanmadığı konusunda bir kanıya varmak için sonum kanıt arar.
Somut kanıtlar şunlardır:
- Yazılı belgeler(dokümanlar,kayıtlar)
- Gözlemler
- Denetlenen birim çalışanlarının kesin teyitleri
İç denetim ekibi, denetimi gerçekleştirirken aşağıdaki veri toplama yöntemlerini kullanır:
- Dokümanları/verilerin kontrolü
- Mülakat(soru sorma)
- Gözlem
- Veri analizi
İç denetim ekibi, denetim sırasında uygunsuzluğun saptanması halinde şu şekilde hareket eder:
- Teyit ettirmeli,
- Bölüm Sorumlusu’na kısa bilgi vermeli
- Soru listesi’ne not almalı
- Düzeltici faaliyet başlatmalı ve takip etmelidir.
İç Denetim’de Raporlama
İç denetimler nasıl olmalı sorusunun dördüncü cevabı ise İç denetimin raporlanmasıdır
Mevcut uygunsuzlukları belirlenmesi ve değerlendirilmesi için iç denetim raporu denetim ekibi tarafından düzenlenir.
Bu raporda aşağıdaki bilgiler yer almalıdır:
- Denetime tabi olan birimler
- Denetimin kapsamı
- Denetim tarihi ve saati
- Denetim planı
- Denetçilerin isimleri ve imzaları
- Görüşülen kişilerin isimleri ve imzaları
- Denetimin sonucu
- Ekler
Hazırlanan bu rapor, bir kapanış toplantısı ile katılımcılara duyurulmalıdır.
Bu toplantıya başta üst yönetim olmak üzere, denetçiler ve bölüm sorumluları katılır.
Saptanan olumlu yönlerin ele alınması ile başlayan toplantı, uygunsuzlukları değerlendirilmesi ve başlatılacak düzeltici faaliyetler için tamamlanma sürelerinin belirlenmesi ile devam eder.
Son olarak denetim raporunun imzalanması ile denetim faaliyeti son bulmuş olur.
