ÖZLÜK DOSYASINDA OLMASI GEREKENLER

ÖZLÜK DOSYASINDA OLMASI GEREKENLER

Özlük Dosyasında Olması Gerekenler başlıklı bu yazımızda Kanunlar ve firmanın yürütmekte oldukları Yönetim Sistemlerine göre özlük dosyasında olması gerekenler ifade edilmiştir.

Özlük dosyası, her şirketin her bir çalışan için ayrı ayrı tutması gereken, çalışana ait tüm bilgilerin bulunduğu bir dosyadır. 4857 Sayılı İş Kanunu, Madde 75’de, “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” ifadesi yer almaktadır.

Bu kanunun dışında firmanın yürütmekte olduğu bir Yönetim Sistemi var ise, bu yönetim sisteminin de özlük dosyalarında bulundurmasını istediği bazı evraklar/formlar mevcuttur.

Özlük dosyası, çalışanın çalıştığı süre boyunca kullandığı izinlere dair izin formları, raporlar, resmi evraklar, uyarı ya da disiplin cezaları gibi, çalışanın işiyle alakalı her hareketin her değişikliğin belgelendiği bir kayıt dosyasıdır. Bu yüzdendir ki özlük dosyasının işe girişte oluşturulmasının yanında, güncel ve eksiksiz olarak muhafaza edilmesi de oldukça önemlidir.

Özlük Dosyasında Olması Gerekenler

• 2 adet vesikalık fotoğraf
• Nüfus cüzdanı fotokopisi
• İkametgâh Belgesi
• Nüfus kayıt örneği
• Aile durumunu bildirir belge
• Askerlik durum belgesi
• Sağlık raporu
• Diploma fotokopisi
• Adli sicil kaydı
• İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi
• Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri)
• Özgeçmiş
• İş başvuru formu
• İş başı eğitim formu (oryantasyon formu)
• Görev tanımı
• Zimmet tutanakları

İşçinin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Olması Gerekenler

• Engelli ise Sakatlık Raporu ya da onaylı örneği
• Engelli indiriminden yararlanıyorsa Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan bu yönde alınmış belge
• İşçinin yaşı 18’den küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
• İşçi yabancıysa çalışma izni belgesi fotokopisi ya da izin belgesi
• Eski hükümlü, engelli ya da terör mağduru ise İŞKUR kayıt belgesi
• Yararlanılan teşvik varsa bunu gösteren belge

İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Olması Gerekenler

• Fazla mesai ve fazla çalışma için işçinin onayının alındığı belge
• Değişen çalışma günü, saati ve vardiyalar için hazırlanmış çalışma çizelgesi
• Araç kullanılan işlerde işçi ehliyet fotokopisi
• İşin niteliğine göre yapılması gereken periyodik sağlık kontrolleri raporları
• İşin niteliğine göre yapılan muayenelerin raporları
• Ağır ve tehlike seviyesi yüksek işlerde personel bilgi formu
• Zimmetli araç gereç, cihaz zimmet formu

İşçinin İşe Devam Ettiği Süre İçerisinde Özlük Dosyasında Olması Gerekenler

• Yıllık izin formu
• Doğum izni, doğumdan sonraki ücretsiz izin, süt izni dilekçeleri
• Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinler için oluşturulmuş izin formları
• İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
• İmzalı bordro ya da ücret pusulaları
• Maaş zammı, terfi yazısı, nakil bildirimi, görevlendirme yazıları, görev ve unvan değişikliğini gösteren belge
• Ücret kesme cezası ve gerekçeli belge
• İşçi ile ilgili resmi yazışmalar
• Geçici işyeri değişikliği durumunda işçinin rızası gösteren belge
• İş göremezlik ve istirahat raporları
• İş kazası tutanağı
• Tutanak, yazılı savunma talep yazısı, işçi savunması, işçiye verilen uyarılar, olay tespit yazıları

İşçinin İşten Çıkması Durumunda Özlük Dosyasında Olması Gerekenler

• Fesih bildirimi
• İstifa dilekçesi
• İhbarname
• Hizmet belgesi
• İbraname
• SGK İşten ayrılış bildirgesi
• İşçiye noterle yapılan bildirimler, ihtarnameler
• Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
• Varsa haklı fesih sebebini ispatlayan belge

Özlük dosyaları oluşturulması gerekirken 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki idari ve teknik tedbirlerin de dikkate alınması gerekmektedir.

KVKK hakkında bilgi almak için tıklayınız.

Verbis kayıt süreleri için tıklayınız.

Tüm sorularınız ve uzman kadromuzdan yardım almak için hemen bizimle iletişime geçin!