İç Denetimde Dikkat Edilecek Hususlar
İç Denetimde Dikkat Edilecek Hususlar?
İç denetimde dikkat edilecek hususlar sorusuna cevap aramadan önce gelin iç denetim gerekliliğinden bahsedelim.
İç Denetim Nedir?
İç denetimler, bütün yönetim sistemlerinin olmazsa olmaz şartlarından bir tanesidir. Kuruluşlar, tabi oldukları standart doğrultusunda iç denetim prosesini işletmekle sorumludur.
İç denetim, kuruluşun uyguladığı yönetim sistemi standardının şartlarına ve kendisi tarafından oluşturulan yönetim sistemi şartlarına (kuruluş dokümanları) uygunluğunu ve etkin olarak uygulandığının planlanmış aralıklarla kontrol edilmesidir.
İç denetimlerde denetim kriteri, referans olarak kabul edilen standart ile kuruluş dokümanlarıdır.
İç denetimde denetim yöntemi, uygunluğunun ve etkinliğinin kontrolüdür.
Uygunluk ve etkinliğinin yanı sıra yeterliğinin kontrolü ise belgelendirme firmaları tarafından yapılmaktadır.
İç denetim organizasyonundan bahsetmişken ISO 19011 standardından da bahsetmeden geçemeyeceğim.
TS EN ISO 19011 Kalite ve Çevre Yönetim Sistemleri Tetkik Kılavuzu, denetçilerin yetkinliğinde ve değerlendirilmesinde kılavuzluk sağlar.
Ayrıca bu standart, kalite yönetim ve/veya çevre, İSG yönetim sistemlerinin iç veya dış denetimlerinin yürütülmesinde kılavuzluk sağlar.
İç denetimlerin nasıl olması ile ilgili bilgi almak için “İç Denetim Nasıl Olmalı” yazımızı ziyaret edebilirsiniz.
İç Denetimde Dikkat Edilecek Hususlar?
- Doküman ve kayıt yeterliliği öncelikli olarak kontrol edilmelidir
- Denetimin her safhasında not tutulmalıdır.(görüşülen kişilerin isimleri, olaylar, uygunsuzluklar…vb.)
- Denetim esnasında soru listesi, kesin belirleyici olmamalıdır. Gerektiğinde, soru listesi haricinde soru sorulmalıdır.
- Denetim kapsamı dışına çıkılmaması için azami gayret gösterilmelidir. Denetçi inisiyatifi elinde bulundurmalıdır.
- Önceki denetim esnasında tespit edilen uygunsuzlukların giderilip giderilmediği kontrol edilmelidir.
- Denetçi, aldığı cevapların kayıtlarla desteklenmesini beklemelidir.
- Denetçi, denetim faaliyetini yönlendiren kişi olmalıdır.
- Denetim esnasında polemiğe girmekten ve tartışmalardan kaçınılmalıdır.
- Denetim esnasında sadece olumsuzlukların değil, olumlu hususların da üzerine gidilmelidir.
- Denetçi, bir konu hakkında emin oluncaya kadar soru sormaktan kaçınmamalıdır.
- Saptanan uygunsuzluklar hakkında genellemelerden kaçınılmalıdır
- Her şeyden önce, saptanan uygunsuzlukların nedenleri araştırılmalı ve hazırlanacak raporda bu nedenler, sonuçlarıyla birlikte yer almalıdır.
- Küçük uygunsuzlukların denetim sonuna kadar giderilmesi mümkün ise, buna fırsat verilmelidir.
- Denetim esnasında her hangi bir problemle karşılaşıldığında (bilgi alamama vb.), denetlenen birimin yöneticisi ile görüşülmelidir.
- Denetimin amacına ulaşabilmesi için, tarafsızlık ve objektiflik kurallarına mutlaka uyulmalıdır.
- Denetim zamanlamasına dikkat edilmelidir.
- Denetçiler, tavsiyede bulunmaktan kaçınmalıdır.
- Optimum iletişim için, her iki taraf da gerekli kurallara uymalıdır.
- Denetçi saptadığı uygunsuzlukları mutlaka somut delillere dayandırmalıdır.
- Denetçiler unutmamalıdır ki: denetlenen insan değil, sistemdir.
- Denetçi, denetim esnasında herhangi bir şekilde yorumda bulunmamalıdır.
