Yönetim Sistemi Kurarken Yapılan Hatalar Ve Çözüm Yolları
Yönetim sistemi kurarken yapılan hatalar ve çözüm yolları
Yönetim sistemi kurulumları, hangi kapsamda yapılırsa yapılsın son derece meşakkatli bir dönemdir.
Bu dönemde yapılan hatalar, firmanın yönetim sistemi’ni hiç uygulayamaması ve inanç olarak sistemin faydasından uzaklaşmasına sebep olan temel seviye hatalara yol açabilir.
Bu risklerden uzaklaşmak için ise yapılması gerekenleri şöyle sıralayabiliriz:
Firmanın faaliyetini doğru belirlediniz mi?
Firmanın teknik kapsamı belirlenmeli, faaliyetleri bu kapsamda öncelik sırasına göre belirlenmelidir. Firma beklentilerinin tam olarak anlaşılması ve önceliklerin belirlenmesi açısından bu aşama son derece önemlidir.
Süreçlerinizi doğru bir şekilde belirlediniz mi?
Yönetim Sistemi Kurarken Yapılan Hatalar Ve Çözüm Yolları sırasında bu aşamada yaşanan belirsizlik yönetim sistemi’nin sonraki aşamalarda doğru yapılandırılamaması ve kontrol altında tutulamaması için önemli bir problemdir.
Yönetim sisteminde birinci adım kuruluşun süreçlerini öncelikle doğru olarak belirlemek ve süreçleri yönetebilmektir.
Süreçleri belirlerken yapılması gereken ilk konu ise firma faaliyetinin ve teknik kapsamının doğru bir şekilde tespit edilmesidir.
Örneğin robotlu otomasyon sistemleri üzerine çalışan bir firmada yönetim sistemi uygulayacaksınız.
Firmanın ana sürecini bu şekilde ele almak sizi sonradan karşılaşabileceğiniz ve size engel olabilecek sorunlar yaratacaktır.
Burada yapılması gereken ise proseslerin sıra ve etkileşimin göre bir analiz yaparak süreci satış-planlama-satın alma-proje-servis-eğitim gibi süreçler şeklinde ele almak olacaktır.
Aynı şekilde bir inşaat firması için bunu düşündüğümüzde firma süreçlerini şantiye olarak bir bütün şeklinde ele almak yerine satış-planlama-satın alma-proje-şantiye hazırlık-yapım-yapsat konut teslim ve teslim sonrası faaliyetler şeklinde ele almak yönetim sistemini doğru kurmak ve yönetebilmek için son derece önemlidir.
Kullandığınız doküman tipleri anlaşılır mı?
Yönetim Sistemi Kurarken Yapılan Hatalar Ve Çözüm Yolları ile ilgili firmaların sistemlerini yazılı hale getirme aşamasında karşılaştıkları bir diğer sorun ise yöntem belirleme aşamasında firma ihtiyaçlarına uygun, çalışanların kolayca anlayıp benimseyebileceği doküman tiplerinin seçilmemesidir.
Birçoğumuz, sırf bu doküman kalabalığı yüzünden üzerinde aylarca uğraşılan dokümanlara bakmayız bile. Hatta ülke olarak okuma oranlarındaki yerimizi de düşündüğümüzde bunun ne kadar önemli bir aşama olduğunu bir kez daha hatırlamış oluruz.
Burada ise dikkat edilmesi gereken en önemli nokta hazırlanan dokümanların kullanıcıların hızlıca okuyabileceği ve anlaşılır bir doküman şeklinde olmasıdır.
Siz hiç 61 sayfalık bir Risk Değerlendirme Prosedürü okudunuz mu?
Akış diyagramları bu konuda son derece sağlıklı bir yöntemdir. Özellikle bir üst maddede anlattığımız süreçlerin etkileşimi ve sırası da düşünüldüğünde çoğu zaman işe yaramaktadır.
Yöntemlerinizi devreye aldınız mı?
Firmanızın yazılı olmayan kurallarının yazılı hale getirilmesi, yönetim sistemi uygulamalarının küçük bir kısmını oluşturur.
Sizin için ise asıl önemli olan belirlenmiş yöntemlerin devreye alınması ve test edilmesidir.
Bu aşamada oluşacak geribildirimler, sonraki aşamalar için yapılacak revizyonların girdisi olacak ve neyi ne için yaptığını anlama fırsatı verecektir.
Doküman üzerinde kalmış, uygulaması olmayan bir yönetim sistemi yerinde saymaya mahkumdur.
Burada yapılması gereken en önemli şey tüm enerjinizi uygulamaya ayırmak ve standardın firma genelinde uygulandığından emin olmaktır.
Çalışanlar Farkındalık Sahibi mi?
Yönetim Sistemi Kurarken Yapılan Hatalar Ve Çözüm Yolları konusunda neyi ne için yaptığını bilmeyen bir organizasyonda uygulamaların sürekli olması mümkün değildir. Bu nedenle çalışanların farkındalığı bu sistemi uygulamak için önemli konulardan birisidir.
Şöyle bir firmalara baktığımızda çoğu zaman ilgili personelin kendi süreci ile ilgili dokümanları tanımaktan çok uzak, dokümanın neden önemli olup, bu kayıtların ne için tutulduğunu bilmeyen çalışanlardan oluştuğunu görmekteyiz.
Bu personeller için yapacağınız kısa ve operasyonel bilgilerden oluşan eğitimler farkındalığın artırılması için etkili olacaktır.
Veri Analizi
Firma içinde oluşan veriler dönemsel olarak analiz edilir ve hedeflere ulaşma durum incelenir. Bu kapsamda da uzun uzadıya raporlamalar, saatler, günler süren çalışmalar yapılır.
Oluşa verilerin analiz edilmesinde ise en çok karşılaşılan hata firmanın bu veri analizini hazırlamak için harcadığı süreyi, sonuçları değerlendirmek için harcamamasıdır.
Rapor hazırlamak için o kadar enerji harcanır ki, hazırlanan raporun sonuçlarını değerlendirmeye çoğu zaman yeteri zaman ayrılmaz.
Burada da önemli olan raporun sonuçlarını değerlendirmek ve sapmaların kök nedenlerini tespit ederek iyileştirme fırsatlarından yararlanmak olmalıdır.
Bu nedenle raporun sonuçlarını değerlendirmenin veri analizinin en önemli kısmı olduğu unutulmamalıdır.
Mükemmeliyetçilik
Kendimce en önemlisini en sona bıraktım: Mükemmeliyetçilik.
“O prosedürü tamamlayınca yayınlıcaz”
“Formu hazırladım; ama eklemek istediklerim var, tamamlayınca devreye alacağım.”
Bu cümleleri çoğu zaman duymuşsunuzdur.
Yönetim sistemleri kurulumunda en büyük hata bir şeyin mükemmel olmasını beklemektir.
Bu bazen öyle bir zaman olur ki bir bakmışsınız aylar geçmiş, bir bakmışsınız personel değişmiş, bir bakmışsınız mevcut olanda uygulamadan uzaklaşmış.
Tüm yönetim sistemlerinde ortak kavramlardan bir tanesi “sürekli iyileştirme” kavramıdır.
Bu kavram sürekli olarak sizden beklenen ve çeşitli yöntemlerden oluşan bir araçtır.
Siz siz olun bir yönetim sisteminde mükemmeli beklemeyin, bırakın yayınlayın, eksik te olsa devreye alın.
Emin olun onu bekleyene kadar harcadığınız ve kaybettiğiniz zamanda görünmeyen gider dediğimiz bir çok girdinizi ortadan kaldırma fırsatı bulacaksınız.
