ISO 9001:2015 Risk ve Fırsat Değerlendirme Prosedürü

ISO 9001:2015 Risk ve Fırsat Değerlendirme Prosedürü ile birlikte risk temelli düşünme ile ilgili yöntem ihtiyacına bir alternatif sunmuş olacağız.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi revizyonundaki en önemli değişikliklerden bir tanesi risk temelli düşünme oldu.

Yapılan bu revizyonla birlikte risk ve fırsat temelli düşünmenin uygulamasına yönelik yöntem ihtiyacı da ortaya çıkmış oldu.

Bu yazımızda konuya ışık tutması ve bir yöntem olması amacıyla örnek bir yöntemden bahsedeceğim.

Risk ve fırsat temelli düşünme ile ilgili alınan aksiyonların etkinliğinin takibinin yönetimin gözden geçirme toplantısı iççin önemli bir girdi olduğunu hatırlatalım. Detaylı bilgi almak için yazımızı inceleyebilirsiniz.

ISO 9001:2015 Risk ve Fırsat Değerlendirme Prosedürü Örneği

Amaç:

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında risk ve fırsat belirleme faaliyetleri için risk ve fırsat değerlendirme uygulamaları ile ilgili esasları tanımlamak amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam:

Teknik kapsam beyanı” kapsamındaki tüm kapsam ve ilgili prosesleri, kuruluşun bağlamı beyanını ve ilgili taraflarından kaynaklanabilecek risk ve fırsatları kapsar.

Tanımlar:

Olasılık:Bir şeyin olabilmesi durumu, olabilirlik, ihtimal

Sıklık:Maruz kalma sıklığı, frekansı

Şiddet:Oluşması halinde oluşturacağı zarar ya da etkinin şiddeti

Risk:Belirsizliğin hedefler üzerindeki etkisidir.

Yöntem:

Üst Yönetimin Görevleri:

  • Kalite yönetim sistemi şartlarının, kuruluşun iş prosesleri ile entegre olduğunu güvence altına almak,
  • Risk temelli düşünmenin kullanımını teşvik etmek,
  • Kalite yönetim sisteminin amaçlanan çıktılarına ulaşmasının güvence altına almak,
  • İyileştirmeyi teşvik etmek,

Kalite Bölümünün Görevleri:

  • Risk ve fırsatların değerlendirilmesi çalışması için ekip kurmak,
  • Risk ve fırsatların değerlendirilmesi çalışmalarında görev alacak kişilerin ihtiyaç duydukları her türlü bilgi ve belgeyi temin etmek,
  • Risk ve fırsatların değerlendirilmesi çalışmalarında görev alacak kişilerin görevlerini yerine getirmeleri amacıyla araç, gereç, mekan ve zaman gibi gerekli bütün ihtiyaçları karşılamak,

Risk ve Fırsatları Değerlendirme Ekibinin Görevleri:

  • Tüm proseslerde risk ve fırsatları tanımlamak, risk ve fırsatların doğasını anlamak ve risk seviyesini belirlemek için risk analizi yapmak, riskin büyüklüğüne karar vermek ve derecelendirmek için risk değerlendirme yapmak,

 Risk ve Fırsatları Değerlendirme Ekibinin Oluşturulması:

Risk ve fırsatları değerlendirme ekibi, aşağıdaki kişilerden oluşur:

  • Üst Yönetim,
  • Takım Liderleri,
  • Kalite Yöneticisi,
  • Süreçlerde yürütülen çalışmalar ile ilgili mevcut veya muhtemel risk ve fırsatlar konusunda bilgi sahibi çalışanlar,

 Risk ve Fırsatların Belirlenmesi:

Risk ve fırsatlar, ISO 9001:2015 Risk Değerlendirme (F.) ve ISO 9001:2015 Fırsat Değerlendirme (F.) formu ile yapılır.

Risk ve fırsatlar, Risk ve fırsatları değerlendirme ekibi tarafından belirlenir.

Risk ve fırsatlar belirlenirken kanıt esaslı karar alma prensibine göre operasyonel bilgiler  toplanır ve değerlendirililir.

Risk ve Fırsat Puanı Belirlenmesi ve Analizi:

Risk Değerlendirme:

Tespit edilmiş olan risklerin her biri ayrı ayrı dikkate alınarak olaslığı,sıklığı ve şiddeti belirlenir.

Toplanan bilgi ve veriler ışığında belirlenen riskler; KİNNEY yöntemi kullanılarak analiz edilir.

Risk değerlendirme tanımından sonra kök neden analizi de yapılır.

Olasılık Puanı Belirlenir.

OLASILIK PUANI GERÇEKLEŞME OLASILIĞI
0,2 Beklenmez
0,5 Beklenmez fakat mümkün
1 Mümkün fakat düşük
3 Olası
6 Yüksek/Oldukça mümkün
10 Beklenir/Kesin

Sıklık Puanı belirlenir.

SIKLIK PUANI TEKRARI
0,5 Çok seyrek
1 Seyrek
2 Sık değil
3 Ara sıra
6 Sık
10 Hemen hemen sürekli

Risk bileşenleri belirlenir.

İlgili Taraflar İş Kaybı-Verimlilik KYS Etkinliği Firma İtibarı Düzeltme Bütçesi
Olumsuz Etki Yok Yok Olumsuz Etki Yok Olumsuz Etki Yok Yok
Minor olarak etkiler Düşük Minor olarak etkiler Duyulur Fakat Etkisiz 1.000-10.000 TL
Major olarak etkiler Orta Major olarak etkiler Müşteride Prestij Kaybı 10.000-50.000 TL
Yüksek Sektörde Prestij Kaybı 50.000-100.000 TL
Bölgede Prestij Kaybı 100.000-500.000 TL
Ulusal Prestij Kaybı 500.000 TL ve üzeri

Şiddet Puanı belirlenir.

ŞİDDET PUANI ŞİDDETİN DEĞERLENDİRİLMESİ
1 Zarar Yok
3 Önemsiz
7 Önemli
15 Kalıcı
40 Ciddi
100 Büyük Zarar

Olasılık puanı, sıklık puanı ve şiddet puanının çarpımı ile risk puanı hesaplanır ve risk değeri belirlenir.

Risk Değerlendirme için Risk Değerine göre yapılması gereken eylem aşağıdaki tabloya göre belirlenir.

 

ETKİ DEĞERİ ÖNEM DERECESİ EYLEM
400 < R Tolerans Gösterilemez Risk Hemen gerekli önlemler alınmalı / veya işin durdurulması düşünülmelidir.
200 < R < 400 Esaslı Risk Kısa dönemde iyileştirilmelidir. “birkaç ay içerisinde”
70 < R < 200 Önemli Risk Uzun dönemde iyileştirilmelidir. “yıl içerisinde”
20 < R < 70 Olası Risk Gözetim altında uygulanmalıdır.
R < 20 Önemsiz Risk Önlem öncelikli değildir.

Şiddet değeri 100 olması durumunda Tolerans Gösterilemez Risk olarak ele alınacaktır. Ayrıca şiddet bileşenlerinin durumu da dikkate alınır.(Düzeltme bütçesi 500.000 TL ve üzeri olması vb)

Analiz edilen riskler, kontrol tedbirlerine karar verilmek üzere etkilerinin büyüklüğüne ve önemlerine göre en yüksek risk seviyesine sahip olandan başlanarak sıralanır ve yazılı hale getirilir.

Fırsat Değerlendirme:

Tespit edilmiş olan fırsatların her biri ayrı ayrı dikkate alınarak olasılığı,sıklığı ve şiddeti belirlenir.

Toplanan bilgi ve veriler ışığında belirlenen fırsatlar; KİNNEY yöntemi kullanılarak analiz edilir.

Olasılık Puanı Belirlenir.

OLASILIK PUANI GERÇEKLEŞME OLASILIĞI
0,2 Beklenmez
0,5 Beklenmez fakat mümkün
1 Mümkün fakat düşük
3 Olası
6 Yüksek/Oldukça mümkün
10 Beklenir/Kesin

Sıklık Puanı belirlenir.

SIKLIK PUANI TEKRARI
0,5 Çok seyrek
1 Seyrek
2 Sık değil
3 Ara sıra
6 Sık
10 Hemen hemen sürekli

Fırsat bileşenleri belirlenir.

İlgili Taraflar Verimlilik KYS Etkinliği Firma İtibarı Uygulama Bütçesi
Olumlu Etki Yok Yok Olumlu Etki Yok Olumlu Etki Yok Yok
Minor olarak etkiler Düşük Minor olarak etkiler Düşük Etki 1.000-10.000 TL
Major olarak etkiler Orta Major olarak etkiler Orta Etki 10.000-50.000 TL
Yüksek Yüksek Etki 50.000-100.000 TL
100.000-500.000 TL
500.000 TL ve üzeri

Şiddet Puanı belirlenir.

ŞİDDET PUANI FIRSATIN DEĞERLENDİRİLMESİ
1 Olumlu Etki Yok
3 Önemsiz
7 Önemli
15 Kalıcı
40 Ciddi
100 Büyük Etki

Olasılık puanı, sıklık puanı ve şiddet puanının çarpımı ile fırsat puanı hesaplanır ve fırsat değeri belirlenir.

Fırsat Değerlendirme için Fırsat Değerine göre yapılması gereken eylem aşağıdaki tabloya göre belirlenir.

 

ETKİ DEĞERİ ÖNEM DERECESİ EYLEM
400 < R Kaçırılmaz Fırsat Hemen gerekli aksiyonlar alınmalıdır.
200 < R < 400 Esaslı Fırsat Kısa dönemde değerlendirilmelidir. “birkaç ay içerisinde”
70 < R < 200 Önemli Fırsat Uzun dönemde değerlendirilmelidir. “yıl içerisinde”
20 < R < 70 Olası Fırsat İzleme
R < 20 Önemsiz Fırsat Öncelikli olmayan fırsat

 

Risk ve Fırsat Kontrol Adımları:

Analiz edilerek etkilerinin büyüklüğüne ve önemine göre sıralı hale getirilen risk ve fırsatların kontrolü amacıyla aynı form üzerinde bir planlama yapılır.

Kararlaştırılan aksiyonlar, yapacak sorumlu kişi, termin tarihi bilgileri tanımlanır ve takip edilir.

Belirlenen faaliyetler düzenli olarak izlenir, denetlenir ve aksayan yönler tespit edilerek  tamamlanır.

Belirlenen risk ve fırsatlar için kontrol tedbirlerinin hayata geçirilmesinden sonra yeniden risk ve fırsat seviyesi aynı form üzerinde yapılır.

 

Dokümantasyon

ISO 9001:2015 Risk ve Fırsat Değerlendirme Prosedürü asgarî aşağıdaki durumlarda gözden geçirilir.

  • Proseste değişiklik
  • Ürün/Hizmet kapsamının değişimi,
  • Organizasyonda köklü değişiklik,
  • Denetim sonrasında,
  • Taşınma vb.
  • Düzeltici Faaliyet sonrasında
  • Bütün bunların dışında Risk ve Fırsat Değerlendirme Çalışması alınan önlemler sonrasında gözden geçirilir,
  • Yukarıda bahsedilen revizyonların olmaması durumunda genel bir gözden geçirme yapmak amacıyla her yılın başında tekrar değerlendirilir.

Risk ve fırsat değerlendirmesi çıktı alındıktan sonra ekip tarafından imzalanır ve muhafaza edilir.

Risk ve fırsat değerlendirmesi dokümanı elektronik ve benzeri ortamlarda hazırlanıp arşivlenebilir.

ISO 9001:2015 Risk ve Fırsat Değerlendirme Prosedürü ile ilgili görüş ve önerileriniz için uzmanlarımızla iletişime geçmek için tıklayınız

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim sistemi standardındaki bir diğer yeni gereklilik olan kuruluş ve bağlamı konusunda bilgi almak için yazımızı inceleyebilirsiniz.

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi konusunda kuruluş içi eğitim talepleriniz için bizimle iletişime geçin.

Düzenlediğimiz eğitimlerde katılımcı görüşleri için tıklayınız.

Vermiş olduğumuz danışmanlık hizmetlerinde müşteri görüşleri için tıklayınız.

Tags

Bir Cevap Yazın

Your email address will not be published.

İhtiyacınız Olan Çözümler İçin Hemen İletişime Geçiniz

Teklif Al

top